Incluir en la preparación las preguntas para una presentación en público: ¿qué le preocupa al auditorio? ¿cuáles son sus expectativas? ¿qué necesidades tienen?
- Preparar aquellas que nosotros vamos a realizar.
- Aquellas que nuestro auditorio nos puede plantear.
- Si nos ponemos en sus zapatos, en sus preocupaciones, en sus necesidades podemos garantizar el 80% de las mismas. (No somos tan distintos, las preocupaciones e intereses suelen ser los mismos).
- En muchas situaciones de comunicación se derrumba completamente una excelente presentación debido a la falta de habilidad manifiesta del orador para “recoger” las preguntas de los asistentes después de la exposición. Podemos hacernos expertos si:
- Realizamos una buena preparación.
- Utilizamos un procedimiento.
- Practicamos
- Recordemos que no sólo estamos intentando responder con precisión a las preguntas, sino mostrando una personalidad con confianza, controlada, tranquila y serena, que conoce el tema y que quiere alentar, y no desalentar el interés, al preguntar sobre la presentación.
- Formato responder a preguntas Ante una pregunta tipo como: “¿por qué deberíamos aceptar su proyecto ahora, cuando ni siquiera se ha examinado aún los grandes y prohibitivos costes que implicaría?”.
- En muchas situaciones de comunicación se derrumba completamente una excelente presentación debido a la falta de habilidad manifiesta del orador para “recoger” las preguntas de los asistentes después de la exposición. Podemos hacernos expertos si:
FORMATO:
| REPITE SIEMPRE LA PREGUNTA: (o su sentido, de una forma satisfactoria para el que pregunta)
| “La pregunta era …” o “lo esencial de la pregunta es ….”
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| ELOGIA LA PREGUNTA Y AL QUE LA HACE Y DI POR QUE ES UNA PREGUNTA BUENA
| “Es una pregunta bastante oportuna, creo que todos estamos de acuerdo. No he discutido los costes a propósito …”
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| ENMARCA LA RESPUESTA. (Por ejemplo, enfoca su respuesta para sugerir una fuente organizada e informada).
| “Probablemente podríamos considerar dos factores de coste que se pueden aplicar aquí: primero diseño y después producción”
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| RESPONDE A LA PREGUNTA tan concisa y directamente como sea posible
| “Los costes de diseño reales no son tan grandes e incalculables como se podría pensar, porque …”
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| COMPRUEBA LA FIDELIDAD DE LA COMUNICACIÓN
| “¿Está esto suficientemente claro?” o “¿Contesta esto a la pregunta satisfactoriamente?”
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- ¿por qué hacerlo de esta forma?
- Asegurar que todo el auditorio ha escuchado la pregunta.
- Asegurarnos de que hemos comprendido lo que nos han preguntado.
- Mostrar seguridad, confianza, orden.
- Comprobar la fidelidad de la respuesta.
- Ten en cuenta también
- Cuidar elogiar “todas las preguntas”, hagámoslo sólo cuando son realmente buenas explicando el por qué lo es. Simplemente podemos dar las gracias por la participación.
- El enmarcar la respuesta debe ser optativo, aunque los pros y los contras muestran un análisis más detallado y ordenado por parte del orador.
- “No nos enrollemos”, intenta que sean tan breves y concisas como sean posible.
- No utilices la técnica “continuamente”, lo haremos en situaciones específicas. La mayoría de las preguntas se pueden responder simplemente con una afirmación o negación.
- Analizar las objeciones negativas: Al igual que en el apartado anterior, si llevamos un análisis exhaustivo y investigamos pros y contras encontraremos fácilmente estas objeciones. (Una objeción es la razón o dificultad que se presenta ante un argumento)
- En cuanto al material audiovisual deberemos tener en cuenta:
- El número de asistentes.
- El tiempo del que disponemos.
- El diseño de las diapositivas.
- Si vamos a utilizar un material complementario como un anuncio, documental, presentación especial… (cuando, como y dónde ubicarlo).
- No desarrollaremos más este punto ya que tenemos un módulo dedicado al mismo más adelante.