Previo a la presentación:
- Nos han comunicado que debemos realizar una presentación. En este momento nos quedamos bloqueados/as, nos preguntamos ¿por qué yo?, incluso intentamos alguna excusa para ver si nos libramos. Una vez agotados todos nuestros recursos originales y persuasivos sin conseguir librarnos, sin más remedio nos ponemos a ello.
¿Qué debemos hacer?
- Si es posible, ya que no siempre lo es. El primer paso es saber quien/es son las personas convocadas a la charla. Nuestro auditorio.
Aspectos a tener en cuenta:
- ¿Quienes son?
- ¿Cuántos son?
- ¿De donde vienen?
- ¿Qué saben del tema? Conocimientos que tienen del tema.
- ¿Edad?
- ¿Grupo homogéneo o no?
- Motivos por los que acuden.
Una vez tengamos la máxima información, entonces deberemos saber
¿De cuánto tiempo dispongo?
- No es lo mismo un curso de formación, una charla, una reunión, una conferencia… cada uno tiene sus propias características y el tiempo puede variar.
- El tiempo nos delimita el tema, los puntos a abordar.
- El tiempo nos marca la estructura, el grado de participación, y la efectividad de la comunicación.
- Ser realista en cuanto a “los imprevistos del tiempo”. Sabemos que nos puede ocurrir de todo y sin embargo no nos preparamos para ello. En este sentido debemos tener presente que el tiempo puede ser menor, nos dijeron una hora pero al final es media hora. O quien habló delante de nosotros nos pisó parte de nuestro discurso, o … ,este tema lo abordaremos con profundidad en el apartado de “estructura y preparación de nuestro tema”.
¿Qué voy a decir?
- Elegir y seleccionar el tema depende de nuestro objetivo.
- Debemos fijarlo teniendo en cuenta que debe ser: novedoso, interesante y sobre todo ser pertinente para el auditorio. Éste debe encontrar una relación directa entre lo que decimos y su aplicación directa en sus trabajos, vidas. Es necesario que se sientan identificados y vean la utilidad, aplicabilidad o información relevante en la misma.
- La elección de nuestros temas depende como hemos señalado del objetivo que persigamos, el cual nos va a indicar el rumbo. No es igual una comunicación para formar, informar, convencer … en base a ello nos marcaremos una ruta a seguir.
- Buscaremos información en: Bibliotecas, documentación interna de la propia organización, externa (publicaciones comerciales, industriales, ramas específicas, artículos periodísticos, libros…), consultando a compañeros, Internet…En definitiva, acudamos a todas las fuentes que podamos.
- Tener muy presente el tiempo del que disponemos. Uno de los errores más comunes en las comunicaciones es “inflar en exceso el contenido”, es decir, dar demasiada información en un periodo de tiempo muy corto.
- Demasiada información nos satura y al contrario nos irrita. No es fácil resolver este binomio, necesitamos una muy buena preparación entre tiempo y contenido. Así como sopesar los problemas que puedan surgir.
- ¿Cómo sabremos si cumplimos con el tiempo establecido? La única forma es ”ensayar”. Hasta coger soltura necesitaremos ensayar como mínimo un 50% del tiempo.
Ejemplo: Pongamos un supuesto: imaginemos que tenemos que hablar durante sesenta minutos sobre los cambios producidos en el presente siglo a un auditorio. Y contamos con demasiada información para tan poco tiempo.
- Nos han indicado que quieren concienciar a la gente de la importancia de la flexibilidad ante los cambios. Han observado gran resistencia en algunas áreas específicas de la organización y pretenden sensibilizar sobre este hecho, que los asistentes tomen conciencia de la necesidad de la aportación de todos es vital para la supervivencia de la misma en el futuro.
- Sabemos que nuestro auditorio esta compuesto por cien personas de edades comprendidas entre 30 y 55 años.
- El grado de homogeneidad es medio, puesto que pertenecen a la misma compañía pero de distintas áreas, y con edades diversas.
- El tiempo estimado es de una hora y media.
- Objetivo: mostrar los cambios producidos en la organización en los últimos tres años, sensibilizar e implicar a las personas convocadas.
- Motivo por el que acuden: informar sobre los cambios producidos en la organización en los últimos tres años, importancia e impacto en la misma.
- El conocimiento que poseen es prácticamente el relacionado con su área, pero no a nivel global de la compañía. Debemos apuntar que ésta cuenta con más de mil empleados, y se han seleccionado a aquellos que por puesto o situación son los más indicados para difundir esta información a nivel global al menos como primera toma de contacto.
- Ahora debo elegir qué voy a decir para tener una presentación excelente. Después de analizar en profundidad el tema, estudiar y seleccionar aquellos cambios más significativos, y con los que más problemas nos hemos encontrado decidimos:
- Analizar brevemente los cambios sociales, tecnológicos y organizacionales producidos en los últimos cinco años a nivel general, y el impacto en nuestra organización.
- Mostrar dos cambios puntuales realizados:
- Qué se ha hecho en cada área.
- Por qué se ha hecho.
- Cómo se han percibido.
- Consecuencias para persona vs organización.
- Qué ocurrirá en el futuro si no nos unimos al carro.
- Cómo realizar los cambios (qué hacer y cómo hacerlo).
¿Cuándo? ¿Dónde?
- La fecha me orienta sobre el tiempo que tengo de preparación y ensayo.
- El dónde: me proporciona información sobre los medios que puedo utilizar. Si el lugar no es familiar debemos acudir un día antes si es posible, sino acudir a primera hora antes de que llegue nuestro auditorio para comprobar acústica, luminosidad, visibilidad…
¿Cómo lo voy a decir? ¿Qué medios voy a utilizar?
- Debido a la importancia que presentan y a la variedad de aspectos que debemos tener en cuenta hemos reservado un apartado especial para cada una de ellas.