Antes de dar comienzo con la planificación y organización de un proyecto, es importante consolidar pilares sólidos que sostengan una buena gestión, de esta manera será mucho más efectivo el alcance de los objetivos que se tengan. ¿Cómo lograrlo con éxito? Ahora lo analizaremos.
La gestión de proyectos se conforma con una serie de beneficios y factores determinantes que permiten sumar experiencia, incluso cuando no se trate del primer proyecto en puerta.
Así que, sea como sea, esta información será de gran importancia para ti y tu proyecto en puerta, mucho más si lo que deseas es alcanzar objetivos con éxito y sin demora. ¡Toma nota!
¿De qué se trata la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos no es más que un conglomerado de acciones que se deben realizar con la finalidad de cumplir los objetivos por alcanzar, en un período determinado de tiempo. Para ello, se emplean herramientas, recursos y hasta personal humano que se incluye en una cotización previa.
Luego, la valoración efectiva de la gestión de proyectos, se verá consolidada cuando los resultados finales correspondan perfectamente con los objetivos trazados en un inicio.
En ese sentido, es recurrente ver que la gran mayoría de las empresas se someten a la gestión de proyectos, sin importar la magnitud de la organización o la actividad que desarrollen dentro del sector que operen.
Considerando que, la planificación de un proyecto, puede estar orientada únicamente en un cliente específico o para optimizar ese proceso interno dentro de la empresa que no se está llevando de la mejor manera.
Además, para que una gestión de proyectos realmente se determine como tal, es necesario abarcar una metodología clara y adaptable para la necesidad que se tenga, lo cual se concreta en:
- Establecer las fases del proyecto
- Establecer el presupuesto del proyecto
- Establecer el alcance
- Establecer la duración
- Definir el objetivo
A partir de allí, se tendrán todos los elementos claves para dar inicio a una buena gestión de proyectos, que sin dudarlo debe apegarse a los aspectos anteriormente mencionados para que los resultados finales sean no solo los esperados, sino también con los que se sueñan.
Beneficios de la gestión de proyectos
No es un secreto para nadie que la gestión de proyectos ha permitido que grandes y pequeñas empresas superen obstáculos y se posicionen correctamente dentro de sus industrias. Lo que quiere decir que, los beneficios están garantizados de principio a fin si se siguen todos los pasos.
Pero si aún tienes dudas de cuán satisfactorios pueden ser estos procesos de gestión de proyectos, presta atención a los siguientes beneficios que aceleran mucho más el alcance de los objetivos:
- Admite respuestas más rápidas a las diversas demandas del mercado
- Maximiza las capacidades de reacción de los empleados de la empresa
- Disminuye el coste del presupuesto y el tiempo de gestión sin dejar de lograr más
- Permite una mayor conexión entre los trabajadores y los objetivos a alcanzar
- Potencia la comunicación interna y externa de la empresa
- Facilita un intercambio de información más transparente entre los departamentos
- Admite el reciclaje de experiencias pasadas para gestiones futuras de proyectos
- Permite identificar los errores con rapidez en cada uno de los procesos de gestión de proyectos
- Informa correctamente las capacidades existentes en el equipo de trabajo
- Admite una mejor armonía y sincronización en las labores de la gestión de proyectos
- Facilita una visión enfocada por parte del cliente y sus necesidades
- Permite proporcionar un producto de calidad que garantice todas las facetas de utilidad
- Garantiza una entrega puntual de los aspectos finales y objetivos alcanzados
- Genera mayores oportunidades de negocios frente a la gestión de proyectos
¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?
Para que una buena gestión de proyectos sea considerada como tal, es importante conocer que existen varias fases de atención que no solo facilitan el camino hacia el objetivo, sino que también resultan necesarias para la consolidación de una buena organización y planificación.
Las fases que debe tener una buena gestión de proyectos, y que, además, deben respetar estructuralmente para que exista un final feliz, son las siguientes:
- Planificación
Como se ha mencionado desde un principio, la planificación es uno de los pilares fundamentales para la gestión de proyectos efectivos. Esto es así porque dicha planificación forma parte del desarrollo previo de ese gran proyecto, sin importar el que sea.
Dentro de esta primera fase se admite la elaboración o esquematización de cuáles serán las actividades que se llevaron a cabo para la gestión, y por otra parte, la duración general de cuánto tardará el cierre del proyecto, ya sea a través del alcance de los objetivos o la presentación de un producto.
Tomando en cuenta las actividades a realizar, estas tareas pueden ser asignadas a parte del equipo de trabajo que se hará responsable de la ejecución de dichas labores, desde su inicio, desarrollo y cierre en el tiempo determinado.
Igualmente ha de incorporarse el número de recursos necesarios para que la gestión de proyectos sea la esperada y se concrete con efectividad.
La siguiente fase se enfoca en la programación de la gestión de proyectos, la cual consiste en la creación de un calendario que sostendrá la ejecución del proyecto en cuestión, tomando en cuenta cada una de las fechas que determinarán cada uno de los pasos.
Destacando que, tanto la planificación como la programación, deben ir de la mano para dar inicio correctamente a la gestión del proyecto.
- Control y seguimiento
En estos aspectos, se evidencia la única fase que se realiza exclusivamente durante el proyecto, es decir, en las etapas de desarrollo de la gestión. De esta manera, el control y seguimiento se enfocarán en analizar cómo se está llevando a cabo la ejecución del proyecto en cuestión.
De esta manera se evalúan todos los datos de evolución, y se consideran las medidas necesarias para evitar contratiempos en la entrega final, o aligerar la presencia de posibles inconvenientes que afecten la gestión del proyecto.
En estos casos, es fundamental que exista una capacidad rápida de acción y de flexibilidad para atender correctamente el proyecto desde su planificación, programación y desarrollo, ya que aunque ciertamente se tengan todos los estudios a mano, siempre existirán cambios accidentales pero necesarios.
- Evolución y análisis
Con el análisis y la evolución de la gestión de proyectos, se concreta la última y cuarta fase que sostiene este procedimiento, el cual se podrá visualizar, una vez se haya culminado el proyecto, ya sea con la presentación de sus productos o el alcance de los objetivos.
Para esta fase, se toma en consideración, las diferencias evolutivas entre lo que se tenía previsto en el calendario de gestión y lo que realmente se concretó al final de la fecha. Esto es generalmente medible en los análisis de coste y el presupuesto previo.
Aunque se trata del último pilar en la gestión de proyectos, es uno de los más importantes, porque admite la visualización de los errores que se comenten y se han cometido durante la realización del proyecto.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Ha quedado demostrado que la gestión de proyectos es un factor importante de éxito para las estrategias empresariales, así como para la difusión de nuevas dinámicas y los beneficios asociados para un mejor posicionamiento de la mano con los objetivos alcanzados.
Así que teniendo una empresa, emprendimiento o negocio sobre la mesa, resulta absurdo ignorar el rol que cumple la gestión de proyectos. En este sentido, el perfil de un director de gestión de proyectos, es una figura determinante en todas las fases y procesos.
A partir de este cargo de dirección, la dinámica de gestión de proyectos permitirá establecer una correcta coordinación entre las partes involucradas para dar inicio a las fases de acción.
Sin olvidar que todas las habilidades que se congregan en estos procesos, permitirán reducir riesgos, y hacer un eficiente uso de los recursos que se determinen para la realización de la gestión de proyectos.
Por otra parte, todos los miembros del equipo del trabajo que se incluyan para la ejecución de las actividades y tareas necesarias, podrán contar con una guía, bien sea por parte del director de gestión de proyectos o por el encargado, lo que potenciará sus habilidades para llevar a cabo labores apegadas a sus responsabilidades.
Además, aunque existen fases determinadas para la gestión de proyectos, realmente cada empresa o cliente, podrá contar con una dinámica personalizada que comulgue con sus intereses, objetivos y necesidades.
De esta manera, se tendrá un trabajo más optimizado donde se aminoren los riesgos, se controlen los costes del presupuesto previo y se aseguren mayores oportunidades de éxito dentro de la planificación, organización, seguimiento y evolución de la gestión de proyectos.
Una vez que todo esto se logre con efectividad, el mensaje de preparación y profesionalismo que se esté evidenciando al público, será determinante para consolidar una buena reputación e imagen empresarial o corporativa, para futuros clientes que estén en busca de soluciones.
¿Cómo realizar una gestión de proyectos exitosa?
Para que una gestión de proyectos se lleve a cabo con éxito, existen algunas tendencias que facilitan su ejecución y alcance de los objetivos con mayor rapidez, permitiendo la adaptabilidad y flexibilidad a las necesidades del proyecto que se tengan.
Tales tendencias se han ido actualizando con el tiempo, pero han permitido demostrar su efectividad en la gestión de proyectos de principio a fin. Algunas de ellas son:
- Metodología Ágiles
Se trata de un conjunto de metodologías ágiles, que como su nombre lo indican buscan el desarrollo y evolución de proyectos de una manera rápida, permitiendo un dominio flexible en cada uno de los procesos que se apliquen.
- Clientes en equipo de trabajo
Aunque pueda parecer una locura, realmente los clientes están cada vez más involucrados en los equipos de trabajo, y la prestación de servicios está orientada hacia ellos. Lo que quiere decir que, el cliente debe ser una parte activa en la gestión del proyecto para potenciar la comunicación y el alcance de los objetivos.
- Gestión del cambio
Dentro de cualquier ámbito empresarial y de proyectos, los cambios son los más seguros en cualquier faceta. Por ende, deben canalizarse con efectividad para que no se conviertan en un tropiezo, así que la consolidación de una gestión de cambio responsable permitirá garantizar un mayor éxito en los proyectos que se tengan para su gestión.
- Project manager
La incorporación del Project manager, forma parte de las tendencias de gestión de proyectos porque este profesional logra interpretar y entender la información que se procesa durante la gestión de proyectos, por lo que podría trabajar de la mano con el director de gestión de proyectos para una efectividad garantizada.
- Herramientas de gestión de proyectos
Gracias a la tecnología y a los avances en plataformas digitales, la gestión de proyectos puede ser más práctica de lo que se cree con la incorporación de herramientas como WorkProject, calendarios o programadores de objetivos. De esta manera, cada herramienta especializada se enfocará en la resolución de un problema y en menos dolores de cabeza.
Y así como esas, muchas más, pues tanto la gestión de proyectos como las tendencias que colaboran en su ejecución y realización, permiten que estos procesos de planificación y organización realmente sean un aspecto determinante para las empresas o clientes.
Por si fuera poco, es más del 70% de efectividad que logran los equipos, al trabajar y aplicar una buena gestión de proyectos en conjunto con la ejecución de las fases metodológicas y el uso de herramientas especializadas para acelerar el logro de los objetivos.
Sin dejar a un lado que la gestión de proyectos se actualiza constantemente para permitir que las empresas, clientes o productos se expongan de una manera optimizada, sin importar cuáles sean sus mercados o industrias a desarrollarse.
Como verás, el aspecto principal es lograr alcanzar el objetivo y como la improvisación, también debe practicarse efectivamente para que todo salga bien, la gestión de proyectos es el aliado fundamental para llegar hasta donde se quiere, sobre todo si es el éxito.
¿Que es y para que sirve el Programa en Gestion de Proyectos?
El Gestion de Proyectos PMP es un sistema de trabajo diseñado para alcanzar objetivos mediante la optimización de los recursos existentes. ¿Cuales son las tareas del Administrador de Proyectos? ¿Que se entiende por Proyecto? Casi todos los programas preparan para la conseguir el certificado oficial del instituto PMI – Project Management Intitute como el Curso de Project Manager PMP de Formatalent.
¿Donde Estudiar el Programa en Gestión o Dirección de Proyectos? PMP
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Estupendo listado para estudiar gestión y/o dirección de proyectos. Gracias por compartirlo con el resto de internautas.
Que escuela recomiendas para un master en gestion de proyectos?
Estoy mirando masters en Unir, Imf, Isem.
De este me han hablado muy bien: markfinanzas. Creo que empieza en mayo de 2016. Pone que incluye preparación para PMP y PMI-ACP (no se que es esto) ¿Alguien lo conoce? Gracias